Leis e normas

Entenda o que é e-Social e como ele afeta a sua empresa

O e-Social é um projeto que unifica processos burocráticos e dá mais agilidade ao governo na coleta de informações sobre as empresas e suas relações com os funcionários. Com ele, é possível eliminar uma série de procedimentos que anteriormente duravam meses para serem realizados, concentrando todas as informações necessárias em uma única ação, sendo uma proposta interessante e intuitiva.

Ainda assim, esse assunto parece tirar o sono de muitos profissionais de RH que não conseguiram assimilar todas as mudanças. Por isso, vamos detalhar nesse artigo o que é e-Social. Veja abaixo como ele funciona na prática e quais são as suas implicações para o profissional de RH.

O que é SPED?

O SPED fiscal — o Sistema Público de Escrituração Digital — é um grande programa dentro do qual existem outros programas menores, entre eles o e-Social. O SPED foi criado para informatizar a relação entre fisco e contribuintes.

A ideia por trás do SPED é oferecer maior agilidade através do uso de recursos eletrônicos e da economia de gastos para as empresas, além da modernização da fiscalização e da maior qualidade nas informações recebidas pelo governo.

O que é e-Social?

O e-Social é um sistema que faz a coleta e o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais para o SPED.

Assim, ao preencher o e-Social, as empresas enviam essas informações para o governo, apresentando detalhes de sua folha salarial, folha de pagamento pró-labore, folha de pagamento de autônomos e cálculo dos recolhimentos previdenciários.

Como funciona?

Antes do e-Social, o processo de coleta de dados por parte do governo funcionava da seguinte maneira: o Ministério do Trabalho ia até as empresas para fiscalizá-las, na figura de um fiscal que solicitava cópias dos documentos como as folhas de pagamentos e as guias de recolhimento de INSS, entre outros, para realizar todo o seu trabalho de análise.

Com o e-Social essa dinâmica muda, uma vez que o Ministério do Trabalho passa a receber diretamente em seu sistema uma cópia com todos os detalhes a respeito da folha de pagamento das empresas, bem como da guia de recolhimento do INSS, além das informações sobre o modo como foram realizados os cálculos para fazer o recolhimento.

Da mesma maneira, no modelo antigo, quando uma empresa fazia sua folha de pagamentos, ela precisava cumprir com uma série de obrigações e enviar informações relativas a elas para diferentes órgãos do governo. Por exemplo, quando se registrava a carteira de trabalho de um funcionário, as diferentes informações iam para o INSS, para o Ministério do Trabalho, ou para outros órgãos como a Caixa Econômica Federal e a Receita Federal, dependendo de cada caso.

Agora, com o e-Social todo o trabalho burocrático relativo à folha de pagamento fica concentrado em uma única ação. Assim, todo o conjunto de informações é substituído por um moderno sistema, cabendo à empresa colocar dados sobre funcionários admitidos, folha de pagamento de cada mês, funcionários de férias, funcionários demitidos, rescisões contratuais, valores a pagar de imposto de renda na folha, de INSS, de Fundo de Garantia e de contribuição sindical, entre outros, em única remessa que será entregue eletronicamente.

Quais são as empresas obrigadas a fazer essa escrituração?

São aquelas empresas que se enquadram em uma das seguintes condições:

  • Empresas optantes do Lucro Real, que automaticamente são obrigadas a fazer sua escrituração contábil dentro das regras previstas do SPED;
  • Empresas que estão sujeitas ao acompanhamento diferenciado pela Receita Federal, ou seja, empresas que possuem receita bruta anual acima de 60 milhões de Reais.

Quais são os impactos para o setor de Recursos Humanos?

Como vimos, o projeto do e-Social garante que o governo tenha maior quantidade de informações e de controle do que possuía anteriormente. Entretanto, isso depende de as empresas trabalharem com maior atenção, até mesmo para evitarem problemas e retaliações por parte do fisco. Isso significa que o e-Social tende a exigir um exercício de disciplina, organização e redefinição de tarefas por parte dos departamentos de recursos humanos, a área certamente mais impactada pelo novo sistema.

Assim, os profissionais da área deverão ficar atentos às exigências que passarão a fazer parte de sua rotina de trabalho.

Quais são os impactos tecnológicos?

O SPED representa um avanço tecnológico que tem gerado problemas de adaptação entre as empresas que precisam prestar informações. 

Alguns pontos como registros obrigatórios, informatização da contabilização e informações de cadastros têm se revelado fontes de enormes dificuldades de adaptação. Assim, para lidar com essa situação, pode ser recomendado buscar ajuda especializada para garantir a entrega de informações adequadas à legislação.

Além disso, é preciso aliar inteligência tributária a recursos tecnológicos capazes de facilitar essa ação. Somente com ferramentas adequadas esse processo pode ser descomplicado. Uma dica interessante é contar com o auxílio de softwares. Alguns deles podem ajudar a certificar arquivos digitais antes do envio, além de cruzar informações acessórias, de modo a garantir maior segurança.

Quais são as vantagens do e-Social?

Esse projeto tem como objetivo garantir aos trabalhadores o pleno cumprimento das leis trabalhistas e previdenciárias, tornando a relação mais transparente entre os envolvidos. Dessa forma, informações desnecessárias são eliminadas e o processo é desburocratizado.

Além disso, na medida em que o sistema simplifica o envio de informações, tende a reduzir a necessidade de coleta de documentos, contemplando os diferentes órgãos presentes no processo.

Também é importante ressaltar a vantagem oferecida pela integração dos sistemas informatizados das empresas com o sistema, o que permite a automação na transmissão das informações dos empregadores, oferecendo agilidade no envio dos dados.

Qual é a importância do e-Social?

Enfim, o e-Social representa a modernização das relações do governo com as empresas, cabendo a elas cadastrarem seus empregados no sistema. Nesse cadastro são informados dados referentes a itens como: carteira de trabalho, CPF, data de nascimento, data de admissão do funcionário, NIS, data de opção pelo FGTS, valor do salário, escolaridade, raça, endereço residencial, endereço do local de trabalho, telefone e e-mail.

Assim é possível agilizar o trabalho do governo e melhorar as relações da empresa com a parte burocrática do trabalho. Não deixe de se adequar ao e-Social. Além de evitar punições, isso certamente fará com que sua empresa evolua do ponto de vista organizacional.

Por fim, é importante destacar que a implementação do e-Social não altera a legislação. O que muda é a maneira como o controle e a fiscalização são realizados.

Ainda tem alguma dúvida sobre o que é e-Social? Deixe aqui seu comentário!

Sobre o autor

Anderson Glauco

Anderson Glauco Vasconcelos - Diretor de Relacionamentos da Glauco Tecnologia, empresa produtora e mantenedora do software SD2000.

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